Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

DD CONSEIL — SASU au capital de 2 000 € — TVA intracom FR35 884 180 357 — SIREN 884 180 357 — RCS Créteil
Siège : 1 Route de Stalingrad, 94130 Nogent-sur-Marne — France
Email : david.dray@dd-conseil.fr

DD CONSEIL est responsable du traitement des données collectées via le site dd-conseil.fr, l’espace client, les formulaires en ligne et les outils associés (chatbot, prise de rendez-vous, modules de paiement, etc.).

2. Catégories de données traitées

• Identité & coordonnées : nom, prénom, email, téléphone, adresse postale.
• Données d’entreprise : dénomination sociale, SIREN/SIRET, forme juridique, siège, dirigeants, coordonnées de facturation.
• Pièces & informations pour les formalités juridiques : documents relatifs à la création d’entreprise, modifications statutaires, dépôts de comptes, dissolutions, etc.
• Données de gestion sociale : variables de paie, contrats de travail, informations nécessaires à l’établissement des bulletins, attestations, justificatifs d’absence, etc., dans le cadre des missions confiées.
• Informations des formulaires intelligents : réponses aux QCM d’orientation, formulaires de création de société, de dépôt des comptes, de variables de paie, de modifications au greffe, formulaires de demande de devis ou de contact.
• Données de connexion et d’accès à l’espace client : identifiant, horodatages de connexion, journaux techniques de sécurité, paramètres de session.
• Données échangées via les modules de discussion / chatbot : questions posées, documents demandés, métadonnées techniques nécessaires au fonctionnement de l’outil.
• Données de facturation & de paiement : montant, devise, date, mode de paiement, références de transaction, état du règlement (payé / en attente / partiel).
• Données liées aux échanges avec DD CONSEIL : contenu des emails, messages envoyés via formulaires, échanges téléphoniques/visioconférence pouvant faire l’objet de comptes rendus, échanges via messageries (par exemple WhatsApp) lorsque vous choisissez ce canal.
• Données techniques de navigation : type d’appareil, navigateur, pages consultées, ville/pays approximatifs basés sur l’adresse IP, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et, le cas échéant, à des statistiques anonymisées.

3. Finalités & bases légales

Chaque communication de prospection commerciale comporte un moyen simple et gratuit de vous opposer à la réception de nouvelles communications.

4. Caractère obligatoire des données

Certaines informations sont indispensables pour :

• créer votre compte et vous donner accès à l’espace client ;
• préparer vos formalités (création, modifications, dépôt de comptes, paie, etc.) ;
• établir les factures et respecter les obligations légales et fiscales.

Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires. Sans ces informations, DD CONSEIL peut être dans l’impossibilité de fournir la prestation ou de traiter la demande.

5. Traitements spécifiques liés aux formulaires et à l’espace client

Les formulaires en ligne (création de société, dépôt des comptes annuels, variables de paie, demandes de modifications statutaires, questionnaires d’orientation, etc.) servent à collecter l’ensemble des informations nécessaires à la préparation de vos dossiers.

Ils sont utilisés pour :

• vous proposer une structure juridique, sociale et fiscale adaptée (création, affectation du résultat, choix de régime de TVA, etc.) ;
• préparer les trames de documents (statuts, PV d’assemblée, formulaires officiels, synthèses) ;
• structurer vos demandes et limiter les oublis et erreurs ;
• générer, lorsque cela est prévu, des fichiers (PDF, ZIP, tableaux de synthèse) qui vous sont transmis et intégrés à votre dossier.

L’espace client permet notamment :

• d’accéder à vos documents (K-Bis, statuts, bilans, bulletins de paie, attestations, etc.) ;
• de déposer des pièces justificatives ;
• de suivre certains processus (création, dépôt de comptes, variables de paie, etc.) ;
• d’interagir avec des modules d’assistance ou un chatbot dédié à votre dossier.

L’accès à l’espace client est protégé par un identifiant et un mot de passe. Des mécanismes complémentaires (double authentification, sécurité renforcée, reconnaissance sur appareil de confiance) peuvent être mis en œuvre pour limiter les risques d’accès non autorisé.

6. Utilisation d’outils d’aide à la décision et d’IA

Certains modules (simulateurs, QCM intelligents, chatbot d’assistance, outils de génération de documents) sont des outils d’aide à la décision. Ils permettent de structurer les informations, de vous orienter et de préparer des documents, mais ne remplacent pas la validation humaine finale.

• Les résultats générés sont systématiquement vérifiés, adaptés et validés dans le cadre de la mission de conseil ou de formalités.
• Aucune donnée de vos dossiers n’est utilisée pour entraîner des modèles publics ou des services d’IA ouverts.
• Les échanges via ces outils peuvent être conservés pour assurer la traçabilité, la préparation de vos dossiers et l’amélioration des formulaires.
• Certains traitements peuvent être opérés sur des outils locaux et/ou des serveurs sécurisés, sans réutilisation de vos données à des fins externes.

7. Paiements en ligne

Les paiements en ligne sont traités via des prestataires sécurisés (par exemple : PayPal, SumUp, solutions CB, Apple Pay, Google Pay, virement bancaire). DD CONSEIL ne stocke pas vos numéros de carte bancaire. Seules les informations nécessaires au suivi de la transaction (montant, date, référence, mode de paiement, état) sont conservées à des fins comptables, de preuve et de gestion des litiges.

8. Destinataires & sous-traitants

Vos données sont principalement traitées par DD CONSEIL. Elles peuvent être transmises, lorsque nécessaire, à :

• l’hébergeur du site, de l’espace client et des espaces de stockage sécurisés ;
• les prestataires de paiement ;
• les prestataires de messagerie, de visioconférence, de prise de rendez-vous (ex. : outils type Calendly) ;
• les prestataires techniques intervenant sur les espaces clients, les formulaires en ligne, les modules de signature ou de dépôt de documents ;
• le cas échéant, les partenaires ou confrères intervenant dans le cadre strict de l’exécution d’une mission que vous avez confiée à DD CONSEIL.

Certains sous-traitants peuvent être situés hors de l’Espace Économique Européen. Dans ce cas, des garanties appropriées sont mises en œuvre (clauses contractuelles types, encadrement contractuel spécifique, hébergement dans des zones assurant un niveau de protection adéquat). Vos données ne sont jamais revendues à des tiers.

9. Durées de conservation

• Prospects : 3 ans après le dernier contact (email, appel, rendez-vous, soumission de formulaire).
• Comptes & dossiers clients : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans (délai de prescription civile) à compter de la fin de la relation, sauf obligations légales plus longues.
• Documents comptables et pièces justificatives : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
• Pièces liées aux formalités juridiques : pendant la durée nécessaire à la gestion du dossier, puis selon les délais de prescription applicables.
• Journalisation technique (sécurité, accès espace client) : 6 à 12 mois, sauf nécessité d’archivage en cas d’incident ou de suspicion de fraude.
• Données de prospection : jusqu’au retrait du consentement ou à l’exercice du droit d’opposition.
• Échanges via messageries (email, formulaires, WhatsApp, etc.) : pendant la durée de traitement de la demande, puis le temps nécessaire à la preuve et au suivi du dossier.

10. Cookies et traceurs

Le site utilise principalement des cookies techniques nécessaires au fonctionnement :

• maintien de la session (espace client, formulaires sécurisés) ;
• adaptation de l’affichage au terminal utilisé ;
• gestion du bandeau d’information sur les cookies ;
• sécurité et protection contre certains abus.

Aucun cookie publicitaire n’est utilisé. Des cookies ou traceurs de mesure d’audience strictement anonymisés pourront être mis en place pour améliorer le site (statistiques globales de fréquentation), dans le respect des recommandations de la CNIL.

Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour bloquer les cookies techniques ; cependant, certaines fonctionnalités (espace client, formulaires, sécurisation des accès) peuvent alors ne plus fonctionner correctement.

Lorsque des mesures d’audience exemptées de consentement sont utilisées, les traceurs ont une durée de vie limitée et les données collectées sont conservées pour une durée maximale conforme aux recommandations de la CNIL.

11. Réseaux sociaux & messageries

DD CONSEIL dispose de pages et profils sur certains réseaux sociaux (par exemple Facebook, Instagram). Lorsque vous interagissez avec ces pages (abonnement, messages privés, commentaires, likes), les plateformes collectent vos données selon leurs propres politiques de confidentialité. DD CONSEIL peut accéder à certaines informations (statistiques anonymisées, messages, identité de profil) pour répondre à vos demandes ou améliorer sa communication.

En cas d’échanges via des messageries (par exemple WhatsApp) à votre demande, les informations échangées sont traitées de la même manière que les autres échanges clients (confidentialité des dossiers, intégration éventuelle dans votre dossier pour le suivi). Les conditions d’utilisation et la confidentialité de ces services restent toutefois celles des plateformes concernées.

12. Sécurité des données

DD CONSEIL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction :

• chiffrement des échanges via le protocole HTTPS ;
• accès restreints aux seules personnes habilitées, selon la nécessité et la nature des missions ;
• systèmes d’authentification à l’espace client et mécanismes de protection des mots de passe ;
• sauvegardes régulières et mises à jour de sécurité des outils utilisés ;
• contrôle des droits d’accès sur les dossiers, documents et espaces de stockage (hébergeur sécurisé, espaces de stockage en ligne, postes de travail sécurisés).

13. Vos droits

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit d’effacement (dans certains cas) : demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension de l’utilisation de vos données dans certaines situations.
• Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements basés sur l’intérêt légitime, ainsi qu’à la prospection.
• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et, si c’est techniquement possible, les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit de définir des directives post-mortem : décider du sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser votre demande (en précisant votre identité et, le cas échéant, les éléments utiles à l’identification de votre dossier) à : david.dray@dd-conseil.fr

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France : la CNIL.

14. Mineurs

Les services de DD CONSEIL s’adressent prioritairement à un public professionnel majeur (entrepreneurs, dirigeants, TPE/PME, bailleurs, etc.). Si des données de mineurs (par exemple enfants de salariés dans le cadre de la paie) doivent être traitées, cela se fait uniquement dans le cadre des obligations légales et sociales et sous la responsabilité de l’employeur et de DD CONSEIL, dans la stricte limite nécessaire à l’exécution de la mission.

15. Mises à jour de la politique

La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment en cas :

• de modification de la réglementation applicable ;
• d’évolution des services proposés par DD CONSEIL ;
• de changement des outils techniques utilisés (hébergement, espace client, modules, etc.).

La version à jour est toujours disponible sur cette page. En cas de changement substantiel, une information spécifique pourra être diffusée via le site, l’espace client et/ou par email.

16. Sauvegarde et reprise des démarches

À votre demande, les réponses au questionnaire et les pièces sélectionnées peuvent être enregistrées pour préparer votre démarche. L’accès est réservé à l’email vérifié par un code temporaire, valable dix minutes. Cette vérification ne crée aucun accès aux données comptables d’une société et ne vaut pas inscription à des communications commerciales.

Les brouillons sont accessibles trente jours après leur dernière sauvegarde. Ils peuvent être supprimés depuis l’espace démarches. Le nettoyage technique des brouillons expirés s’effectue lors des opérations de nettoyage du service. Les dossiers validés et pièces nécessaires à une prestation suivent les durées de conservation applicables à cette prestation et ne sont pas supprimés avec un brouillon.

Les sauvegardes de brouillon et leurs pièces sont chiffrées sur le serveur. Les codes et sessions d’accès sont limités dans le temps. Aucun visage, empreinte digitale ou autre donnée biométrique n’est collecté par ces fonctions de sauvegarde.

17. Signature et paraphes du dossier accompagné

Lorsque vous confiez le dépôt de votre création à DD CONSEIL, vous êtes invité à relire les documents définitifs et à vérifier votre email par un code avant de valider leur signature. Pour les documents correspondant à votre qualité, sont conservés votre identité déclarée, l’email vérifié, la date de validation, les documents approuvés, leurs empreintes techniques et votre accord à l’apposition de votre signature et de vos paraphes. Une empreinte technique de l’adresse de connexion contribue à la traçabilité ; aucune reconnaissance biométrique de votre écriture n’est effectuée.

Les images de signature servent exclusivement à la version des documents que vous approuvez et ne constituent pas une autorisation de signer d’autres actes. Après préparation complète des PDF signés, les images séparées sont retirées de l’état de signature ; elles restent visibles dans les documents signés. Ces documents et le relevé de consentement sont réservés aux personnes habilitées et conservés selon les durées applicables au dossier et à la défense des droits. Ce dispositif n’est pas une signature électronique qualifiée. Aucune signature n’est recueillie par ce dispositif pour le parcours autonome.